Arbeitsorganisation

Zeitmanagement in der Pflege? Schwierig, aber möglich

„Kannst du mal kurz ..." Alten- und Krankenpfleger werden extrem häufig unterbrochen. Das lässt sich ändern, meint der Schweizer Zeitmanagement-Experte Ivan Blatter.

Ivan Blatter (Foto ganz unten), 41, arbeitet als Personal Trainer für Zeitmanagement in Basel. Er leitet Seminare und Webinare und veröffentlicht einen eigenen Podcast. Sein neues Buch trägt den Titel "Arbeite klüger - nicht härter!" und ist bei Humboldt (Schlütersche Verlagsgesellschaft) erschienen. Im Interview mit pflegen-online erklärt Ivan Blatter, wie Altenpfleger, Krankenschwestern, Krankenpfleger, aber auch Pflegemanager selbstbestimmter und effizienter arbeiten können.

pflegen-online: Pflegekräfte fühlen sich sehr oft unter Zeitdruck. Hat der Beruf in Sachen Zeitmanagement eine Sonderstellung?

Ivan Blatter: Kranken- und Altenpflege gehört zu den Berufen, in denen man sofort und auf der Stelle handeln muss. In sehr vielen anderen Berufen gibt es deutlich mehr zeitlichen Spielraum. Ein extremes Beispiel für wenig Spielraum ist die Feuerwehr. Die Männer müssen losbrausen, sobald der Alarm ertönt. Aus dem medizinischen Bereich fällt mir da die Notaufnahme ein. Auch hier lässt sich die Zeit nicht managen. Auch hier heißt es, so schnell wie möglich zu handeln.

In Ihrem neuen Buch "Arbeite klüger - nicht härter!" entwerfen Sie Ideen für ein neues Zeitmanagement. Wie lässt sich die Arbeit in der Pflege denn mit Zeitmanagement verbessern?

In vielen Berufen und im Alltag kann Zeitmanagement dabei helfen, die eigenen Arbeitsabläufe besser zu organisieren. In der Pflege werden die Arbeitsabläufe allerdings weitgehend vorgegeben. Außerdem müssen Pflegekräfte ihre Arbeit oft unterbrechen und schnell auf Zuruf etwas erledigen, was keinen Aufschub erlaubt.

Wo kann Zeitmanagement bei Pflegekräften überhaupt ansetzen?

Es gibt noch eine zweite Seite im Zeitmanagement. Es kann dabei helfen, optimale Bedingungen zu schaffen. Pflegekräfte können versuchen, den Teil ihres Lebens mit Zeitmanagement zu verbessern, den sie steuern und bestimmen können, also die Zeit vor und nach der Arbeit. Es ist nun einmal ein Wesensmerkmal ihres Berufs, dass sie häufig anstrengenden und emotional belastenden Situationen ausgesetzt sind. Daher sollten sie alles versuchen, um in ihrer freien Zeit einen Ausgleich zu schaffen und Kraft zu tanken. Konkret gesagt: Sie sollten auf Erholung achten, genug schlafen, sich genug bewegen und sich bewusst ernähren.

Wie sie sagten, gehören die plötzlichen Zurufe von Kolleginnen, wenn ein Bewohner oder Patient dringend versorgt werden muss, zu den besonderen Stressfaktoren im Beruf. Lässt sich da nichts verbessern?

Wenn immer wieder Kolleginnen kommen und schnelle Hilfe erwarten, dann sollte man innerhalb des Teams einmal darüber reden. Zeitmanagement ist auch Kommunikation. Man kann darauf hinarbeiten, bessere Kommunikationsbedingungen zu schaffen. Kollegen, die auf Zuruf handeln sollen, haben keine Chance, sich vorzubereiten und in Ruhe zu überlegen, was zu tun ist.

Was wäre die Alternative?

Die Kollegen im Team könnten sich einmal grundsätzlich überlegen, wie sie mit solchen Zurufen im Flur umgehen können. Wollen wir das zulassen? Oder nur in bestimmten Fällen zulassen? Oder wollen wir festlegen, dass wir die Arbeit in solchen Situationen unter den Kollegen aufteilen? Da lassen sich vielleicht Lösungen finden. Ganz wird man die Zurufe nicht aus der Welt schaffen können. Wenn ein Patient Sie um akute Hilfe bittet, können Sie nicht verlangen, dass er erst einmal seinen Wunsch auf einem Formular einträgt.

Gibt es dennoch die Chance, die Unterbrechungen bei der Arbeit zu verringern?

Abgesehen von Notfällen muss vielleicht nicht jedes Anliegen der Kollegen sofort umgesetzt werden. Alle Kollegen könnten sich angewöhnen, immer etwas zum Schreiben dabei zu haben, ihre Anliegen zu notieren, damit sie nicht vergessen werden, und dann einen passenden Moment abwarten, um der Kollegin die Nachricht zu übermitteln. Am schnellsten funktioniert das Notieren immer noch mit Stift und Papier. Theoretisch könnten Sie auch die Spracheingabe im Smartphone verwenden.

Wie notieren Sie selbst DInge, die Sie heute noch zu erledigen haben?

Ich arbeite sehr gern mit der Spracheingabe. Wenn ich in einem Gespräch bin oder gerade jemandem zuhöre, dann notiere ich mir Punkte für meine To-do-Liste am liebsten auf meinen eigenen Visitenkarten, die ich immer bei mir habe und die auf der Rückseite ordentlich Platz bieten.

Gibt es im Krankenhaus oder Pflegeheim typische Zeitfresser?

Bei einem Seminar mit Pflegeführungskräften haben wir herausgefunden, dass in der Büroarbeit im Krankenhaus oder Pflegeheim oft unnötig viel Zeit verbraucht wird, weil die Mitarbeiter mit der Büro-Software, etwa mit dem Email-Programm, nicht so gut klar kommen.

Haben Sie weitere Zeitfresser für Führungskräfte in der Pflege identifiziert?

Führungskräfte in der Pflege sollten ihren Spielraum nutzen, auch mal die Tür zu schließen, wenn sie etwas in Ruhe erledigen müssen. Sie sollten aber die richtige Balance zwischen Erreichbarkeit und konzentrierter Ruhe finden. Es darf aber nicht so weit gehen, dass sie sich abschotten und für niemanden mehr zu sprechen sind.

Können beispielsweise Stationsleitungen auch selbst etwas zu einer guten Kommunikationskultur beitragen?

Unbedingt. Sie sollten das vorleben, was sie auf der Station etablieren möchten. Wenn Sie also selbst zum Beispiel mit der Pflegedienstleitung oder der ärzlichen Leitung reden wollen, sollten auch sie nicht in deren Arbeitsabläufe hineinplatzen, sondern sich vorher am besten mehrere Punkte notieren, die sie dann gesammelt ansprechen.

Sich etwas zu notieren, ist das ein Kernelement für gutes Zeitmanagement?

Unbedingt. Was ich nicht notiert habe, existiert nicht. Notizen anzufertigen, ist eine der einfachsten, aber auch eine der wirksamsten Ideen. Unter zwei Bedingungen: Man darf sich nicht verzetteln und man muss seine Notizen regelmäßig durchsehen.

Eine Studie der Krankenkasse DAK nennt den hohen Zeitdruck und die häufigen Arbeitsunterbrechungen als die entscheidenden Arbeitsbelastungen in der Altenpflege. Lässt sich der Stress mit Zeitmanagement verringern?

Mit Zeitmanagement allein werden Sie hier nie zum Ziel kommen. Die Alten- aber auch die Krankenpflege sind sehr schwierige Berufe, vor denen ich großen Respekt habe. Gerade weil Altenpfleger eine so wichtige Arbeit leisten, dürfen sie ruhig einmal ihre Vorgesetzten in die Pflicht nehmen und höflich, aber klar darauf dringen, dass sie alles tun, was in ihrer Macht steht, um die Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeiter zu verbessern.

Ihr Buch heißt "Arbeite klüger - nicht härter!". Welches ist Ihr wichtigster Tipp?

Wir lassen uns insgesamt im Leben zu sehr fremdsteuern. Oft lassen wir uns wie die Kugel im Flipperautomaten hin und her schleudern. Eine wichtige Konsequenz daraus lautet: Wir dürfen auch einmal "Nein" sagen.

Warum ist Zeitmanagement in unserer heutigen Zeit eigentlich so ein großes Thema?

So wie wir unsere Computer gegen eindringende Schadsoftware schützen, brauchen auch wir Menschen eine Firewall, vor allem am Arbeitsplatz. Im Gegensatz zu früher prasselt heute eine gewaltige Informationsmenge auf uns herab, vor der wir uns durch Zeitmanagement schützen können.

Interview: Michael Handwerk

Auf www.ivanblatter.com gibt unser Autor Tipps für Arbeitsorganisation und Arbeitstechniken.

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