Dagegen hilft vernünftiges Planen von Aufgaben und Delegieren. Haben Sie keine eigenen Mitarbeiter, holen Sie sich externe Hilfe!

Arbeitsorganisation

Verzettelt? 5 Tipps für ein einfacheres Arbeitsleben

Verzettelt – ach du Schreck! Als PDL, Stations- oder Wohnbereichsleitung müssen Sie viele Dinge im Blick haben. Wie machen Sie sich die Arbeit möglichst einfach?

Von Birgit Lutzer

Auf einen Blick:

  • Wenn eine Pflegemanagerin alles selbst erledigen will, wachsen ihr die Dinge bald über den Kopf – sie verzettelt sich. Das gleiche gilt, wenn sie nur auf Anstöße von außen reagiert.
  • Planen und strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag selbst.
  • Erfassen Sie alle Vorgänge und die dafür zuständigen Mitarbeiter. Setzen Sie Prioritäten und delegieren Sie unwichtige Aufgaben.
  • Schirmen Sie sich für konzentriertes Arbeiten und Erholungspausen ab.
  • Außerdem können Sie hilfreiche Apps nutzen, um Ihren Alltag zu vereinfachen.

Einige Leitungen wollen alles selbst erledigen. Manchmal scheint es niemanden zu geben, der mit anpacken kann. Und manche PDLs, Stations- oder Wohnbereichsleitungen trauen ihren Mitarbeitern nur wenig zu. Dadurch entstehen Abläufe, die nur auf die Leitungskräfte zugeschnitten sind. Ein mögliches Ergebnis: Die Mitarbeiter schieben ihr schwierige oder lästige Fälle zu. Sie verzettelt sich, mit Folgen für alle. Dabei ginge es einfacher.

1. Steuern Sie Ihre Abläufe aktiv, statt nur zu reagieren

Wer nur auf Impulse von außen reagiert, ist laut dem Zeitmanagement-Spezialisten Lothar Seiwert bald ein Getriebener. Der Professor sagt: „Es ist besser, Abläufe und Tätigkeiten im Betrieb selbst zu steuern. Dann kommen Sie gar nicht erst in die Verzettelungsgefahr.“

Doch was ist dazu notwendig? Seiwert: „Zunächst erfassen Sie alle Aufgaben, die anfallen. Dazu gehören auch vergleichsweise kleine.“ Alle Aufgaben versehen Sie mit den Namen der Zuständigen. „Wenn trotz eines Teams überall nur Ihr Name steht, muss etwas geändert werden“, warnt Seiwert.

Anschließend setzen Sie Prioritäten. „Das bedeutet, Sie bringen die notierten Tätigkeiten in eine Reihenfolge. Sie entscheiden, was erst, zweit- und was nachrangig ist.“ Dabei muss sichergestellt sein, dass ganz oben die wichtigen und notwendigen Erledigungen stehen. Anschließend geht es an die Umsetzung.

2. Delegieren Sie, so haben Sie Zeit für Wichtiges

Eine Tätigkeit ist dann wichtig, wenn Sie sie bei Ihren Zielen weiterbringt. Unternehmensberaterin Christine Eybe: „Dazu gehören natürlich die Festlegung der Strategie und die Führung der Mitarbeiter.“ Diese Aufgaben sollten unbedingt in Ihren Händen liegen – und dazu benötigen Sie Zeit.

Deshalb sollten Sie delegieren. Anschließend sollen sich alle an die umorganisierten Abläufe halten. „Und dafür ist mehr nötig als eine einzelne Anweisung“, sagt Eybe.

Sie empfiehlt, den Mitarbeitern zunächst die Gründe für die neuen Strukturen zu erläutern. „Wenn sie es einsehen, ziehen sie leichter mit.“ Und außerdem hat die Leitung eine Vorbildfunktion: „Auch wenn es in einer Situation einfacher erscheint, eine delegierte Aufgabe doch schnell selbst zu erledigen – lassen Sie es. Denn sonst hängt aus liebgewonnener Gewohnheit schon bald wieder alles an Ihnen.“ Wer kein Team hat, sollte an projektbezogene Hilfe von außen denken.

3. Arbeiten Sie nach Ihrer persönlichen Leistungskurve

Seiwert weist auf die Höhen und Tiefen der menschlichen Leistungsfähigkeit hin. Sein Tipp, um Aufgaben möglichst schnell und wirkungsvoll zur erledigen: „Planen Sie Ihre Arbeit passend. Das bedeutet: anspruchsvolle Aufgaben, wenn Sie fit sind und einfache in Müdigkeitsphasen.“

Natürlich gibt es Unterschiede, was die Leistungskurven von Personen betrifft. Dennoch verweist der Zeitmanagement-Bestsellerautor („Wenn du es eilig hast, gehe langsam“) auf verbreitete Verläufe: „Der Leistungshöhepunkt der Mehrheit ist am Vormittag.“ Nach dem Mittagessen geht es in ein Tief. „Wer versucht, diese Müdigkeitsphase mit Kaffee zu bekämpfen, verlängert sie.“ Nach einem erneuten Zwischenhoch am Spätnachmittag geht die Energie beständig nach unten und fällt um Mitternacht auf den Tiefpunkt.“

4. Schaffen Sie sich ungestörte Freiräume

Wer immer wieder bei einer Tätigkeit unterbrochen wird oder sich ablenken lässt, braucht unter dem Strich viel länger. Außerdem besteht die Gefahr, flüchtig zu arbeiten. Eybe: „Möchten Sie etwa eine Strategie entwickeln, suchen Sie sich einen störungsfreien Ort. So können Sie am besten konzentriert denken.“ Die Business-Beraterin betont, wie wichtig ungestörte Pausen für die Leistungsfähigkeit sind. „Auch dafür sollten Sie bewusst Freiräume einplanen.“

5. Verzettelt war einmal. Diese Apps helfen

Nutzen Sie Apps gegen Verzettlung. Die folgende Liste geht auf den Digitalisierungs-Experten Thorsten Jekel zurück:

WeekCal: Die normale Kalender-App des iPhones hat keine Monatsansicht. Mit WeekCal haben Sie eine iPad-Kalender-App mit einer tollen Monatsansicht aller Ihrer Termine.

Microsoft to do: Einfache Aufgabenliste für alle Plattformen (iPhone, Smartphone, Tablet, PC)

ToDoist: Damit können Sie komplexe Projekte steuern, Aufgabenlisten untergliedern und mit Kunden teilen. Für alle Plattformen verfügbar.

Meistertask: Projektplanungs- und Kommunikations-App, mit der man mit den Kunden über Browser und Apps gemeinsam an Projekten arbeiten kann. Für alle Plattformen.

Microsoft OneNote: Notizen, Baupläne und sonstige Dokumente können für alle Monteure schnell im Zugriff sein. Denn mit dieser App können sie Notizbücher über die ganze Firma, auf PCs, Smartphones und Tablets bereitstellen.

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