Unzufrieden mit Dienstplan und Bürokratie?

Wenn es um Softwarenutzung und Digitalisierung geht, gibt es in vielen deutschen Pflegeeinrichtungen noch Luft nach oben. Dabei tun die IT-Hersteller schon einiges, um ihre Programme zu vereinfachen und den Pflegekräften die Nutzung zu erleichtern.

So lassen sich mittlerweile für einzelne Mitarbeiter ganz individuelle Rollen und Rechte vergeben. Meldet sich der jeweilige Kollege im System an, sieht er nur die Funktionen, die für ihn relevant sind. So wird ein komplexes Programm auf das reduziert, was die einzelne Kraft wirklich braucht.

Grundsätzlich gilt dabei: „Dokumentiert wird nicht nur für die Kontrollorgane wie den MDK oder die Heimaufsicht, sondern auch für die Kollegen“, betont Karen Güttler vom Bremer IT-Unternehmen Atacama Blooms. „Alle, die nicht da waren, müssen schnell wissen, wenn sich bei einem Bewohner etwas verändert hat.“

Dass Software dabei ein guter Helfer ist, merkt Karin Seifert jeden Morgen bei ihrem Berichte-Check. Lange musste die Pflegedienstleitung im Diakonie-Seniorenzentrum Friede in Elbingerode im Harz dafür in jeden der fünf Wohnbereiche gehen und die Akten der fast 130 Bewohner durchschauen. „Jetzt ziehe ich mir die Dienstübergabe mit zwei Klicks aus dem Computer und habe alles auf einen Blick“, sagt Seifert.

Sie muss wissen, ob es Auffälligkeiten gab und was der Spät- und Nachtdienst dazu eingetragen hat. Ob jemand gestürzt ist und ins Krankenhaus gebracht wurde, ob es Wünsche von Angehörigen gab. Ob jemand schlecht gegessen hat oder in der Nacht besonders unruhig war und wie die Kollegin reagiert hat. Die Patientendokumentation wirft Seifert dafür die vergangenen 24 oder 48 Stunden aus – „das ist eine große Erleichterung“.

Inklusive der Hauswirtschaft und der Betreuungskräfte gehören 85 Mitarbeiter zu Seiferts Team. 45 davon sind in der vollstationären Pflege beschäftigt. Manche haben sich anfangs nicht an die Computer getraut, die im Dienstzimmer jedes Wohnbereichs stehen. Doch diese Skepsis ist längst weg. Besonders die jüngeren Kolleginnen seien da sehr offen gewesen, erinnert sich Seifert. Was viele überzeugte war nicht nur, dass die richtige Schreibweise komplizierter Begriffe seitdem keine Frage mehr ist. Jetzt kann auch jeder alles lesen: „Bei mancher Handschrift war das teilweise schon problematisch.“

Neben der täglichen Übersicht lässt sich Seifert unter anderem regelmäßig Sturzprotokolle auswerfen. „Die brauche ich für Nachfragen der Krankenkassen, und um die Sturzgründe und unsere Maßnahmen erklären zu können.“ Auch Nachfragen von Ärzten, die im Zuge einer Behandlung die Vitalwerte einzelner Patienten brauchen, seien durch den Software-Einsatz viel einfacher zu beantworten. Etwa wie der Blutdruck und der Blutzucker in den vergangenen 14 Tagen waren.

Mittlerweile sind Seifert und ihr Team bereit für den nächsten Schritt. Die Dokumentation im Pflegezimmer soll nicht mehr handschriftlich auf Papier erfolgen und dann später in die Computer eingegeben werden. Künftig wird schon im Zimmer alles mit Spracherfassung aufgezeichnet und in Text umgesetzt. Die Handgeräte dafür haben sie sich in Elbingerode vor einiger Zeit vorstellen lassen.

Margit Christiansen ist überzeugt, dass sich die Digitalisierung auch nutzen lässt, um den Pflegekräften mehr Einfluss auf die Dienstplangestaltung zu gewähren. Allerdings gebe es neben der Bereitschaft, Neues auszuprobieren, auch noch Vorbehalte, sagt die Professorin für Management im Gesundheitswesen mit dem Schwerpunkt Personal an der Hochschule Fulda. Das Projekt SITA mit der Diako Thüringen soll neue Erkenntnisse bringen.

SITA steht für „Schichtdienstmodell und IT-gestützte Dienstplanung in der stationären Altenhilfe“. Kernstück ist eine App, in die Mitarbeiter Wünsche für ihre Einsätze eintragen können – über die Computer auf der Station oder über Smartphones. Zudem erfahren sie so frühzeitig, wann sie Dienst haben, und können bei Bedarf Dienste tauschen. „Die Idee dahinter ist vollkommene Transparenz und bessere Planbarkeit“, sagt Christiansen.

Darüber hinaus sinke der Aufwand für die Planer: „Die App entlastet die Leitungskräfte, da sie in der Dienstplangestaltung unterstützt werden und auch die Freigabe von Tauschanfragen abwickelt werden kann“, erklärt Christiansen. Nicht nur handschriftliche Wunschzettel einzelner Pflegekräfte seien damit passe, auch der „Machtfaktor Dienstplan“ relativiere sich: „Die App arbeitet nach klaren Kriterien, welche Wünsche in welcher Reihenfolge berücksichtigt werden – und das gilt für alle gleichermaßen.“

Seit Anfang April ist die App erstmals im Einsatz. Christiansen und ihr Team interessiert jetzt vor allem, wie die 23 Mitarbeiter der Test-Einrichtung das Angebot annehmen. „Manche fürchten, dass ihr Arbeitgeber genau sehen kann, wann und wie sie die App nutzen“, nennt Christiansen einige Vorbehalte, die ihre Befragungen ergeben haben. „Andere denken, dass sich so ihre Handynummer ermitteln lässt und sie am Ende sogar noch öfter eingesetzt werden.“ Gerade deshalb gelte es, alle im Team mitzunehmen und offen über das Projekt zu informieren.

„Wenn wir es schaffen, die Bedingungen zur Dienstplanung so zu gestalten, dass die Mitarbeitenden ein gutes Gefühl der Zugehörigkeit und Zufriedenheit entwickeln, haben wir die Grundlage für eine bessere Gesundheit für alle geschaffen“, ist die Professorin überzeugt: „Denn die krankheitsbedingten Ausfallzeiten der Pflegekräfte würden weiter sinken.“ Mittlerweile haben zwei weitere Pflegeeinrichtungen Interesse angemeldet. Zurzeit laufen die ersten Untersuchungen im Projekt SITA II.

Autor: Jens Kohrs