Serie Soft-Skills

Tipp 28: Die 13 wichtigsten Regeln für Besprechungen

Meetings, Besprechungen, Konferenzen: Egal, wie Sie es nennen, für viele Menschen sind sie ein Fegefeuer der Zeitverschwendung. Wenn Sie jedoch die folgenden Tipps beachten, wird die nächste Besprechung ein Erfolg.

Besprechungen gehören neben der primären Pflegearbeit zum Alltag. Das beginnt bei der täglichen Dienstübergabe, beinhaltet Teambesprechungen und andere Besprechungsrunden. Allen gemeinsam ist, dass sie Zeit in Anspruch nehmen. Doch jede Pflegekraft, jeder Teilnehmer der Besprechung kann dazu beitragen, dass diese Runden effektiv verlaufen.

Das A & O: feste Regeln, detaillierte Planung und Rollenverteilung

  • Legen Sie Tagesordnungspunkte fest, sammeln Sie diese vorher.
  • „Zu Beginn wird ein Zeitmanager festgelegt, der darauf achtet, dass alle im Zeitrahmen bleiben und alle wesentlichen Punkte besprochen werden können.
  • Es wird ein Protokoll geführt und gleich danach unterschrieben, damit es später
    keine Rückfragen oder Rückzieher gibt.
  • Ein Moderator ist dafür verantwortlich, dass jeder mit seinen Ideen zu Wort kommt und niemand zu viel Zeit für sich alleine beansprucht.
  • Ein Zielmanager zeigt die rote Karte, wenn von den festgelegten Themen abgewichen wird”, erklären Sabine Asgodom und Hermann Scherer in ihrem Buch „Jetzt komm' ich”.
  • Legen Sie Anfangs- und Endzeit der Sitzung fest.
  • Fangen Sie pünktlich an.
  • Zu spät Gekommene werden nicht über das bereits Gesagte informiert, sondern es werden stattdessen (im Team vereinbarte) „Strafen” verhängt.
  • Regeln werden für alle sichtbar aufgehängt (etwa Wertschätzung, ausreden lassen, kurze Wortmeldungen, et cetera)
  • Am Ende der Sitzung werden die ersten Tagesordnungspunkte (TOPS) für die nächste Sitzung festgelegt.

Wie Teilnehmer Besprechungen erfolgreich machen

  • Greifen Sie ein, wenn Sie merken, dass etwas schief läuft. Schlagen Sie dann vor, wie die Runde wieder zum Thema der Besprechung zurückkommen kann.
  • Achten Sie auf eine klare Sprache: Verwenden Sie stets einen begründenden Sprachstil. Nur wer begründet, ist wirklich glaubhaft. Argumentieren Sie verständlich.
  • Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernaussagen, auf die Botschaft, die Sie übermitteln wollen.

Autorinnen: Sandra Masemann/Barbara Messer (Bearbeitung für pflegen-online: Michael Handwerk)