Serie Soft-Skills

Tipp 27: Ablaufanalyse - bald geht alles schneller

Sie wünschen sich ein gutes Zeitmanagement ? Die Ablaufanalyse ist eine gute Methode, um Mängel im Dienstplan oder in der Planung aufzuspüren.

Inhaltsverzeichnis

Wenn die Abläufe nicht mehr rund laufen, wenn Arbeit nicht gezielt und effektiv stattfindet, dann ist es Zeit für eine Ablaufanalyse. Meistens werden damit externe Berater beauftragt, weil sie nicht betriebsblind sind. Doch es spricht nichts dagegen, sich selbst in seiner Arbeit zu überprüfen.

Zuerst die Ist-Situation präzise erfassen

Eine Ablaufanalyse beginnt mit der Ist-Situation. Wenn diese erfasst ist, lässt sich gezielt die Organisation der gesamten Arbeit und Aufgaben sowie die Planung dieser Arbeiten verbessern.
Ziele einer solchen Ablaufanalyse sind:

  • zeitlichen Abläufe in der Pflege und Betreuung transparent zu machen
  • Arbeitsspitzen und Zeitressourcen herauszuarbeiten
    Schnittstellenproblematiken in den Abläufen sichtbar zu machen
  • analysieren, in welchem Umfang das Dienstleistungsangebot den Bedürfnissen und Gewohnheiten der Bewohner entspricht.

Über zwei oder drei Tage erfasst ein Mitarbeiter oder ein externer Berater alle erbrachten Leistungen im Früh- oder im Spätdienst. Die erledigte Arbeit wird aufgeschrieben und in Zeiteinheiten von 15 Minuten (dieser Zeitabstand hat sich als realistisch erwiesen) zugeteilt. Hier bietet sich ein Klemmbrett oder ein Tablet mit vorgefertigter Tabelle an, in die jeder Arbeitsschritt eingetragen wird. Je sorgfältiger die einzelnen Arbeitsschritte und Maßnahmen aufgeführt werden, desto besser. Hier ein Beispiel: 7 Uhr bis 7.15 Uhr: Zusammensuchen der Utensilien, Suche nach dem Pflegearbeitswagen, drei mal ans Telefon, Körperpflege bei Bewohner Meyer.

Sie bemerken den ersten Hinweis auf einen Mangel in der Arbeitsorganisation? Es gibt offenbar nur einen Pflegearbeitswagen für einen sehr langen Flur. Dieser muss von den Pflegekräften immer wieder gesucht und herbeigeholt werden. Hier haben wir also einen ersten Ansatzpunkt für eine Verbesserung der Arbeitsorganisation und der Ausstattung.

Jedes Detail zählt

Deshalb achten Sie auf Angaben zu Wohnbereich oder Pflegegruppe, Datum und Uhrzeit, Name des Mitarbeiters, Name des Klienten, Notizen. Damit das Ganze keinen Schrecken oder Frust hervorruft, sollte diese Analyse entsprechend begleitet werden. Mindestanforderung ist, dass der Betriebsrat oder die Mitarbeitervertretung und alle Leitungsebenen hinter diesem Projekt stehen. Ebenfalls sollte im Vorfeld geklärt werden, wie anschließend mit den erhobenen Daten umgegangen werden soll.

Autorinnen: Sandra Masemann/Barbara Messer (Bearbeitung für pflegen-online: Michael Handwerk)

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