Joachim Dauber ist Pflegedienstleiter im Haus Flottbek-Nienstedten, einer Pflegeeinrichtung in Hamburg. Bei der Urlaubsplanung der rund 80 Mitarbeiter in der Pflege hat er das letzte Wort. Wir sprachen mit ihm darüber, wie man möglichst viele Urlaubswünsche berücksichtigt und trotzdem die Versorgung der Bewohner sicherstellt.
1. Regel: Gemeinsam planen
An der Urlaubsplanung sollten sich alle Kollegen beteiligen. So läuft es auch im Haus Flottbek-Nienstedten. „Unsere Mitarbeiter tragen immer bis zu einem bestimmten Stichtag ihre Wunsch-Urlaubszeiten in den Kalender ein. Darüber sprechen sie sich häufig schon im Voraus in ihren jeweiligen Bereichen untereinander ab“, erzählt Joachim Dauber. Kommt es zu Überschneidungen der gewünschten Urlaubszeiten, versucht er, gemeinsam mit den Mitarbeitern eine Lösung zu finden. „Meistens klappt das auch ganz gut.“
2. Regel: Flexibel bleiben
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Wichtig bei der Urlaubsplanung ist eine gewisse Kompromissbereitschaft. Wenn jeder willens ist, den anderen etwas entgegenzukommen, kann man möglichst viele Urlaubswünsche zumindest überwiegend realisieren. Manchmal genügt es schon, dass beispielsweise eine Kollegin ihren Urlaub um wenige Tage verkürzt, damit eine andere es noch rechtzeitig zur geplanten Familienfeier schafft. „Bei uns gilt, dass die Mitarbeiter höchstens drei Wochen am Stück Urlaub nehmen können. Doch einige besuchen in dieser Zeit ihre Familie im Ausland, wo schon die An- und Abreise mehrere Tage in Anspruch nimmt“, erzählt Joachim Dauber. „Wenn es vom Personalschlüssel her möglich ist, können die Mitarbeiter in diesen Fällen auch mal länger Urlaub nehmen.“
Arbeitszeit- und Dienstplangestaltung in der Pflege
3. Regel: Sahnestücke werden geteilt
Es gibt Zeiten, zu denen möchten viele Mitarbeiter gerne freihaben, beispielsweise in den Sommer- und Weihnachtsferien. Damit sich niemand zurückgesetzt fühlt, könnte man diese begehrten Tage aufteilen oder sich von Jahr zu Jahr abwechseln. „Fast alle Mitarbeiter möchten gerne Urlaub in der sonnigen Jahreszeit. Daher soll bei uns jeder die Möglichkeit haben, mindestens zwei Wochen im Sommer frei zu nehmen“, sagt Joachim Dauber.
Andere begehrte Zeiten werden im Haus Flottbek-Nienstedten gesplittet, wie der erfahrene Pflegedienstleiter berichtet: „Die Kollegen teilen sich zum Beispiel Weihnachten und Silvester untereinander auf. Die Menschen mit Familie nehmen gerne die Weihnachtstage frei, die jungen Mitarbeiter freuen sich über Urlaub an Silvester.“
Diese Aufteilung kann in 14-tägigen Ferien auch bedeuten, dass ein Teil des Teams die erste Woche freinimmt, der andere die zweite.
4. Regel: Rücksicht nehmen
Bei der Urlaubsplanung ist es am schwierigsten, die persönlichen sozialen Aspekte jedes Einzelnen zu berücksichtigen. Joachim Dauber dazu: „Eltern schulpflichtiger Kinder haben bei uns Vorrang in den Ferien Urlaub zu nehmen.“ Was aber nicht heißen muss, dass sie automatisch stets alle Ferien für sich beanspruchen dürfen. Auch Kinderlose oder Mitarbeiter mit erwachsenen Kindern können gute Gründe haben, während dieser Zeit Urlaub einzutragen. Dann kommt wieder das Wechselmodell der gerechten Aufteilung ins Spiel.
5. Regel: Vertretung klären
Der Urlaub von Kollegen bedeutet für die anderen häufig Mehrarbeit. Auch hier gilt das Motto: Eine Hand wäscht die andere. „Das klappt bei uns eigentlich sehr gut“, erzählt Joachim Dauber. „Die Mitarbeiter wissen ja, dass in ihrem Beruf immer jemand für die Bewohner da sein muss.“
6. Regel: Im Zweifel entscheidet die Pflegedienstleitung
Wenn sich die Mitarbeiter nicht einigen können, hat der Vorgesetzte das letzte Wort. Joachim Dauber ist froh, wenn es dazu gar nicht erst kommt: „Meistens findet sich durch gemeinsame Gespräche schon ein Kompromiss“.
Der Chef kann jedoch auch nicht willkürlich über die freien Tage seiner Mitarbeiter entscheiden. So darf er beispielsweise zu ruhigen Zeiten nicht einfach spontan Urlaub anordnen. Andersherum darf er auch nicht einfach sich im Urlaub befindende Kollegen zurückbeordern. Das ist nur im Notfall möglich.
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Joachim Dauber hat es erst einmal erlebt: „Im letzten Jahr hatten wir einen sehr hohen Krankenstand. Daher konnten die Mitarbeiter teilweise ihren Urlaub nicht wie geplant antreten.“ Einige Beschäftigte verzichteten freiwillig, sodass die Versorgung der Bewohner weiterhin gewährleistet war.
Autorin: Melanie Thalheim
